Bulletins de paie

Dématérialisation des feuilles de paye
Bulletins de paie électroniques

Objectifs

  • Signature électronique des feuilles de paye au nom de l'entreprise, de manière à en garantir l'intégrité, conformément au cadre réglementaire (article 26 de la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 et article L. 3243-2 du Code du travail)
  • Conservation électronique sécurisée (archivage à vocation probante) des bulletins de paie par l'entreprise pendant 5 ans, conformément au cadre réglementaire (articles L3243-4, L3243-5, L8113-6 du Code du Travail)
  • Dématérialisation totale des bulletins de paie, en ligne avec les exigences du Code du Travail

Contexte réglementaire

L'article 26 de la loi du 12 mai 2009, dite de « simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures », consacre la possibilité laissée à l'employeur de remettre la feuille de paye sous forme électronique. Elle modifie le Code du Travail autour des aspects suivants :

Intégrité du bulletin de paie

Article L. 3243-2 du Code du travail
« Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux [salariés…] une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l'accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données. » (extrait)

Conservation des bulletins de paie

Article L3243-4 du Code du travail
« L'employeur conserve un double des feuilles de salaire ou des feuilles de paye remises aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans. »
Article L3243-5 du Code du Travail
« Il peut être dérogé à la conservation des bulletins de paie, pour tenir compte du recours à d'autres moyens, notamment informatiques, dans les conditions prévues au deuxième alinéa de l'article L. 8113-6. »
Article L8113-6 du Code du Travail
« Lorsque des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues, les entreprises peuvent, dans les conditions et limites déterminées par décret, déroger à la conservation des bulletins de paie et à la tenue de certains registres pour tenir compte du recours à d'autres moyens, notamment informatiques. »

Fonctions de confiance mises en jeu

Côté entreprise

Associée à la plate-forme métier qui assure la gestion métier de la paie, la plate-forme de confiance Dictao prend en charge pour l'entreprise les fonctions suivantes :

  • Signature électronique des feuilles de paye au nom de l'entreprise considérée comme une entité morale avec le serveur D2S Dictao Signature Server
  • Horodatage de la signature avec le serveur DTTS Dictao TimeStamp Server
  • Archivage à vocation probante des bulletins de paie par l'entreprise avec le serveur D3S Dictao Secure Storage Server pour garantir :
  • Intégrité des feuilles de paye archivés, grâce à la signature électronique
    • Confidentialité de ces feuilles de paye, grâce au chiffrement des données et au contrôle d'accès
    • Traçabilité des actions effectuées (dépôts, restitutions, demandes de copies, etc)
    • Durabilité des données (preuves, feuilles de paye) grâce à la re-signature périodique, qui permet de prolonger les durées d'archivage

Côté collaborateur

Le collaborateur peut vérifier l'authenticité de ses bulletins de paie signés par l'entreprise en se connectant au portail Web de vérification de signature Validao

Bénéfices

Bénéfices pour l'entreprise

  • Gain d'efficacité, réduction des coûts grâce au traitement de feuilles de paye entièrement dématérialisés
  • Respect du code du travail
  • Amélioration de la fiabilité et de la traçabilité des informations

Bénéfices pour le collaborateur

  • Simplification et amélioration de la fiabilité
  • Simplification de la gestion des relations avec l'administration et les tiers (banques, bailleurs, assureurs, etc.)

Exemple de cinématique

dematérialisation feuille de paye

La dématérialisation des bulletins de paie conforme au cadre réglementaire

Quelques références

Opérateur National de la Paye - Dématérialisation des fiches de paie des agents publics

L'opérateur national de paye (ONP), service à compétence nationale est rattaché conjointement à l'actuelle direction générale des finances publiques (DGFiP) et à la direction générale de l'administration et de la fonction publique (DGAFP). L'ONP a pour mission de moderniser et rationaliser la fonction paye des administrations d'Etat. A partir de 2012, les ministères seront progressivement raccordés au niveau système d'information permettant à l'ONP de traiter la paye de tous les agents à partir des données de gestion transmises par les ministères.

Dans ce cadre, la plate-forme de confiance Dictao assure la sécurité de la dématérialisation des fiches de paie et permet de respecter le cadre réglementaire associé.